De night audit bij een hotel is essentieel om de dag af te sluiten. Hierdoor kan men de volgende dag een frisse start maken. Tijdens de night audit worden financiële transacties geverifieerd, inkomsten gerapporteerd, de algehele operationele activiteiten verwerkt en de bezettingsgraad vastgelegd. Het volgen en controleren van alle ins en outs van de dagelijkse transacties van een hotel is niet eenvoudig en vereist een scherp oog en accuratesse. De complexiteit van de night audit met de daarbij behorende handelingen kan leiden tot afwijkingen, het blijft uiteraard mensenwerk.
TDC Horeca werkt samen met luxe hotels waarbij nachtreceptionisten naast het beheren van de financiën, ook verantwoordelijk zijn voor het runnen van de receptie en het oplossen van problemen die gedurende de nacht voorkomen. Het kan een uitdaging zijn om al die activiteiten gebalanceerd uit te voeren; dus is het raadzaam om te kijken hoe de night audit geoptimaliseerd kan worden. Het gevolg hiervan is dat personeel meer tijd kan vrijmaken om zich te focussen op de aandacht van de gasten en optimalisatie van de nachtelijke taken en activiteiten.
Een night audit checklist
Wij zien bij hotels dat er meerdere stappen zijn in het gehele proces van de night audit. Doordat dit voor ieder hotel anders kan zijn, hebben wij de belangrijkste items uiteengezet;
Openstaande rekeningen voltooien
Om de volgende dag met een schone lei te beginnen én niet achter de feiten aan te lopen, is het verstandig om alle openstaande rekeningen te voltooien. Dit is te realiseren door gasten zo snel mogelijk te laten tekenen of te laten betalen voor hun afgenomen dienst. Hierbij valt te denken aan parkeerkosten, roomservice, gebruik van de minibar, wasserette, telefoondiensten, internetdiensten.
Rapporteren van de bezettingsgraad
Als je in een hotel werkt heb je wel eens te maken met no-shows. Zorg ervoor dat no shows direct worden gerapporteerd, zodat de bezettingsgraad actueel is. Hierdoor kunnen potentiële hotelgasten precies zien of er een kamer beschikbaar is. Aangezien er met systemen wordt gewerkt, kan het even duren voordat de bezettingsgraad van het hotel wordt doorgestuurd en worden verwerkt naar websites zoals Hotels en Booking. Door de bezettingsgraad op tijd te rapporteren kan dit zorgen voor eventueel meer inkomsten en een snellere schakeling met de housekeeping.
Verifiëren van kamerprijzen
Het verifiëren van kamerprijzen wordt gedaan door kamerregistratierecords te vergelijken met kamerrapporten, om ervoor te zorgen dat de standaardtarieven en de werkelijke kosten hetzelfde zijn.
Dag afsluiting
Door de dag afsluiting kan de dagomzet met alle transacties worden opgeslagen in de PMS (Property Management System) Software en hieruit kan de balans worden opgemaakt.
Betalingen controleren
Tijdens de dag afsluiting worden alle transacties opgeslagen in de PMS Software. Het geld kan nu worden geteld. In eerste instantie worden alle pin, creditcard en op rekening betalingen opgeslagen, vervolgens wordt contact geld geteld. Wanneer er een verschil is ontstaan is, is het van belang om te achterhalen waar het verschil is ontstaan en hoe dit kan worden opgelost.
Rapporteren
Het verwerken van managementrapporten, zoals de hotelbalans en gastenfolio’s is een taak om de check-outs voor de volgende dag te verduidelijken.
De night audit is een ingewikkelde taak, vooral omdat andere voorkomende verantwoordelijkheden de rol van een nachtreceptionist het niet gemakkelijk maken. Toch zijn er drie manieren om de night audit te optimaliseren.
Drie manieren om de night audit te optimaliseren
Automatiseren van gastenfolio door PMS Software
Het automatiseren van gastenfolio’s door PMS Software, kan ervoor zorgen dat rekeningen niet handmatig verwerkt te hoeven worden. Hierbij valt te denken aan internetdiensten, roomservicekosten en parkeerkosten. Tevens kan het de kosten van een kamer en toeristenbelasting verwerken. Deze tool zorgt er significant voor dat handmatige werkzaamheden ten behoeve van gastenfolio gereduceerd kan worden. Bovendien is de kans op fouten kleiner, zodat de nachtreceptionist zich volledig kan focussen op de gast.
Automatiseren van de bezettingsgraad
De bezettingsgraad automatiseren binnen PMS zorgt ervoor dat nachtreceptionisten real-time kamerupdates kunnen zien. Op deze manier mist de nachtreceptionist geen enkele kamer en kan hij/zij de gasten eventueel voorzien van een nieuwe schone kamer. Verder is het mogelijk om een huishoudstatus toe te kennen aan een kamer, zodat de houskeeping real-time kan volgen welke kamer schoongemaakt moeten worden. Alle statussen van een kamer kunnen met één klik op de knop worden gewijzigd, waardoor er voor iedereen een duidelijk overzicht vormt.
Betalingsintegratie
Fouten ten behoeve van handmatige betalingen kunnen een negatief effect hebben op de beleving van een gast. Het heeft tevens een negatief effect voor de reputatie van het hotel en eveneens voor haar inkomsten. Betalingsverschillen zoeken en beoordelen kost immer tijd voor de nachtreceptionist. Een geautomatiseerd en geïntegreerd systeem kan helpen bij menselijke fouten en betalingsverschillen. Er zijn oplossingen waarbij het betalingsverkeer niet via een derde tool, maar rechtstreeks wordt geïmporteerd in jouw PMS Software. De nachtreceptionist hoeft dan geen drie, maar twee systemen te vergelijken. Het gevolg hiervan is dat betalingsverschillen sneller opgespoord en beoordeeld kunnen worden.
Naast de bovenstaande drie procesverbeteringen, is het tevens van belang om ervoor te zorgen dat je de juiste persoon, met de goede attitude, achter de receptie hebt staan. De functie nachtreceptionist invullen is een lastige taak voor het hotel. Dit komt doordat een nachtreceptionist efficiënt werkvermogen moet hebben, aangezien hij/zij veel verantwoordelijkheden heeft. Het werken in de nacht geen probleem vindt. Nog lastiger is het vinden van een betrouwbaar persoon met een proactieve houding. Deze mensen kunnen het verschil voor jouw hotel maken!
Als je gastheerschap, betrouwbaarheid, nauwkeurigheid en snelheid wil combineren én verbeteren in de nacht, kunnen wij je wellicht helpen. Neem vandaag nog contact op met ons team voor meer informatie over TDC Horeca en onze diensten.
